SPED : Como Gerar Arquivo e Consertar os Erros do Validador
Nota Importante:
A geração dos arquivos de SPED Fiscal e PisCofins pelo sistema VCash tem o intuíto de gerar arquivos no padrão do SPED, para que o sistema de contabilidade do cliente possa importá-los e conciliar a escrituração. Praticamente 100% dos clientes não lançam todos os documentos necessários para a escrituração no nosso sistema. Portanto, uma vez que o escritório faça a importação, ele consegue lançar os documentos faltantes e gerar e transmitir o arquivo definitivo para o fisco. Caso o cliente ou o contador resolvam fazer a geração e transmissão dos dados direto pelo arquivo gerado, é de responsabilidade deles lançarem os documentos faltantes, nos Validadores da receita, conferindo e conciliando todos os dados.
Processo de Geração e Solução de Problemas
O processo completo para geração e entrega dos arquivos para o Contador, tem os seguintes passos :
| 1.) | Geração do Arquivo de SPED, Fiscal ou PisCofins. No VCash, em Ferramentas, Geração de Arquivos Fiscais, SPED, Fiscal ou PisCofins. Por padrão o sistema armazena os arquivos na pasta SPED, existente abaixo da pasta de instalação. Ex. C:\Cash\SPED |
| a. | Se é a primeira vez que está sendo gerado, entre na opção Configurações |
| b. | Cadastre no mínimo, aba Informações Gerais, o CFOP dentro e fora do estado; no Bloco Outros, o código da contábil de inventário (tem que ser visto com o contador); no campo Usa Preço Médio ou de Custo, deixe Custo. |
| c. | Os Blocos 0, C, D, e 1 tem campos para configurarmos as contas contábeis usadas pelo sistema de contabilidade. Caso o contador informe esses dados, eles devem ser cadastrados também. |
| d. | Verifique também em Cadastros, Lojas, aba Auxiliares, se os dados do Contador e do Escritório Contábil estão cadastrados. Tanto do Contador como do Escritório. A falta desses dados gerará erros nos validadores. |
| e. | O padrão do nome do arquivo gerado é do tipo SPEDx-99999999999999-ddmmaa-ddmmaa.txt, onde |
| i. | x = F para Sped Fiscal ou PC para Sped PisCofins |
| ii. | 99999999999999 é o CNPJ da empresa |
| iii. | ddmmaa é o período, ou seja, datas inicial e final do período gerado. |
| 2.) | Preencha os dados para validação. Campos: |
| a. | SPED Fiscal |
| i. | Marque os Blocos C, H, Usa Inventário de Arquivo Morto, Notas Fiscais, ECFs, Contas a Pagar. Desmarcar Gerar Registros não obrigatórios da NFe. |
| ii. | Usa Inventário de Arquivo Morto. Clientes que usam o SPED devem fazer um backup de estoque todo final de mês, de forma que tenhamos os dados congelados do último dia do mês para fazer a geração do inventário. Ver esse help para fazer o backup dos arquivos mortos: http://www.essystem.com.br/help/frmprodstqedicaoemlinha.htm |
| iii. | Período : primeiro e último dia do mês a ser gerado. |
| iv. | Arquivo Original ou Substituto. Normalmente Original, a não ser que o cliente vá corrigir uma escrituração já entregue. |
| v. | Perfil A ou B. Use Perfil A, Detalhado |
| vi. | Selecione Industrial ou Equiparado com a Indústria, exceto se o contador pedir em contrário. |
| b. | SPED Pis Cofins |
| i. | Período: primeiro a último dia do mês a ser gerado |
| ii. | Regime: Verificar com o cliente ou contador se a empresa é Lucro Real ou Presumido. |
| iii. | Natureza da PJ: Sociedade Empresarial em Geral |
| iv. | Indicador de Atividade Preponderante: Indústria ou Comércio, conforme a atividade da empresa. |
| v. | Blocos a Gerar Notas Fiscais, ECFs, Contas a Pagar e Gerar Registros Não Obrigatórios da NFe. |
| vi. | Tipo da Atividade: selecionar Industrial ou Comercial, conforme a empresa. |
| 3.) | No final de geração o VCash vai gerar um log de erros. Todos os erros do log devem ser acertados pelo próprio sistema. Acerte-os todos e gere o arquivo novamente. Repita os passos 1 e 3 até que não seja gerado mais nenhum erro. |
| 4.) | Após a etapa de acertos pelo próprio VCash, abra o Validador do Governo e use a opção de Nova, Importar e importe o arquivo gerado pelo nosso sistema. Será gerado um Log de Erros, mas não se atente a eles nesse momento. |
| 5.) | Após Importar, nos validadores, use a opção Gerar Apuração, de Pis e Cofins ou de ICMS, conforme o SPED. |
| 6.) | Após Gerar a Apuração, use a opção Verificar Pendências. |
| 7.) | Agora sim, você deve se atentar para o log de erros e alertas gerados. |
| 8.) | Corrija os erros, ou verificando e voltando ao Cash e acertando os erros (e sempre que possível é bom que seja feito isso), ou pelo próprio validador. Se você acertar dados pelo Cash, lembre-se que você deve gerar o arquivo novamente após as correções, ou seja, você vai recomeçar do passo 1 acima. |
| 9.) | Além dos Erros, que impedem que a escrituração seja fechada, existem também os Alertas. Se possível, é bom acertá-los também. Embora Alertas não impeçam o fechamento da escrituração, eles indicam que existe algo potencialmente errado com a informação. Sendo informações fiscais, tudo deve estar lançado de forma correta para evitar-se punições por parte dos órgãos públicos, no futuro. |
| 10.) | Uma vez tudo corrigido, use novamente a opção de Gerar Apuração (qualquer alteração nos dados implica que deve novamente ser gerada a apuração) e Verificar Pendências. |
| 11.) | O arquivo nesse momento estará apto a ser enviado para a Contabilidade. |
| a. | Confira se foram gerados mesmo valores de Impostos |
| i. | Sped Fiscal |
| 1. | Clicar em Escrituração, Apuração |
| 2. | ICMS Próprio |
| 3. | Clicar à direita no Período |
| 4. | Clicar abaixo nos Valores das apurações. |
| 5. | Verificar se existem Créditos e Débitos |
| 6. | Empresas que faturam com SubSttuição Tritutária Ativa devem ter valores também em ICMS por Substituição Tributária |
| 7. | Empresas que faturam com IPI devem ter valores em IPI também. |
| ii. | Sped Pis Cofins: |
| 1. | Clique em Escrituração, Apuração |
| 2. | Apuração do Pis Pasep |
| 3. | M200 |
| 4. | Clique à direita sobre o Registro e verifique valores |
| 5. | Clique em Apuração do Cofins |
| 6. | M600 |
| 7. | Clique à direita sobre o Registro e verifique valores |
| iii. | Lembrando que no caso do Sped Pis Cofins empresas do Lucro Presumido não existem valores de Créditos, somente Débitos |
| iv. | Em situações onde deveria haver Débito e não há, Verifique os Registros C100 de Saída. Se deveria haver Crédito e Não há, verifique os Registros C100 de Entrada e da Linha C400 que são os movimentos do ECF, quando existirem. |
| 12.) | Nos Validadores, use a opção Fechar Escrituração |
| 13.) | Nos Validadores, use a opção Gerar Arquivo para Entrega |
| a. | Será aberta uma lista com um ou mais arquivos que já estão prontos |
| b. | Escolha o que você acabou de escriturar. |
| c. | Seleciona para gravar a mesma pasta e mesmo nome do arquivo gerado originalmente pelo VCash |
| 14.) | Envie e-mail para o Escritório Contábil com o arquivo gerado. No VCash, na mesma opção que gera arquivos, também tem um botão para envio automático do e-mail para o contador. |
Para baixar os Validadores do SPED Fiscal e PisCofins
Lado direito tem links para baixar o Validador EFD ( SPED Fiscal ) e Validador ECF-Contribuições ( SPED PIS COFINS ).
Erros e Alertas do Log do VCash
Erros e Alertas mais comuns gerados pelo Log do VCash, e suas soluções.
[Erro ]: C100 CPG. NF com Modelo/Serie em Branco. Não Lançada. NF 1499 Forn. 00316
R. Foi lançada NF no CPG e os campos Modelo da NF e Série da NF estão em branco. Como o sistema não pode decidir sozinho sobre isso, essas NFs não são inclusas no movimento. Entrar no CPG, localizar a NF e alimentar esses campos.
[Erro ]: Bl C, Reg C170: Itens da NF 006565 Item: 53168 – Valor do desconto é maior que o valor de venda
R. Esse erro, se aparecer, terá que ser acertado direto no validador. Isso se ele acusar também o mesmo erro.
[Alerta]: C170 CPG NF 2045 Forn. 00340 ST 000 020 ou 090 e Sem Base, Aliq ou ICMS. Não será creditado…
R. Foi lançado produto no CPG com Situação Tributária (ST) com valor de 000, 020 ou 090 mas não foram alimentadas Base, Alíquota e Valor do ICMS. Como a empresa é RPA, o não lançamento na entrada implica em prejuízo porque esse valor não será creditado. Deve ser verificado na NF no CPG se os produtos realmente tem essa ST e, se positivo, alimentar esses 3 campos.
[Erro ]: Bl C, Reg C170: Itens da CPG 6193 Item: 54052 – Valor do desconto é maior que o valor de venda
R. Vá no Contas a Pagar, localize a NF de Entrada e verifique os itens. Deve existir quantidade ou preço zerado ou valor do desconto do item lançado com valor maior que o próprio valor de compra. Acerte o valor.
[Alerta]: Bl 0, Reg 0100: Dados do Contador (NOME DA EMPRESA) – CPF/CNPJ Inválido
R. VCash, Cadastros, Loja, edite a loja, aba Auxiliares. Preencha todos os dados do Contador.
[Alerta]: Bl 0, Reg 0150: Fornecedor 00321 – Inscrição estadual inválida
[Alerta]: Bl 0, Reg 0150: Cliente 00018 – Inscrição estadual inválida
R. Vá na ficha do Cliente ou do Fornecedor, edite-a. Acerte a Inscrição Estadual. Consulte se necessário, para pegar os dados : www.sintegra.gov.br
[Erro ]: Bl 0, Reg 0150: Fornecedor 00156 – Código de Município inválido
[Erro ]: Bl 0, Reg 0150: Cliente 00156 – Código do Municipio Obrigatório para Contribuintes Domicilados no Brasil
R. Vá na ficha do Cliente ou do Fornecedor, edite-a. Acerte o Código do IBGE da Cidade e do Estado.
[Alerta]: Bl 0,Reg 0200: Prod 54052 Montagem Bonificaçao – Unidade de Medida não informada
R. Vá na ficha do Produto. Acerte o campo Unidade.
[Erro]: H010 A Unidade de Inventário deverá ser igual à Unidade informada no Registro 0200
R. Na tela de geração do Sped Fiscal, menu Ferramentas, Padroniza Unidades. Defina o produto e o período.
[Alerta]: Bl 0,Reg 0200: Prod 54052 Montagem Bonificaçao – Aliquota do ICMS em Branco
R. Vá na ficha do Produto. Confira e acerte os campos de Código de Tributação, ST e CSOSN.
[Erro ]: Bl 0, Reg 0150: 00136 – Participante não encontrado
R. Cliente ou Fornecedor foi Descadastrado do Sistema. Deve ser cadastrado novamente com os mesmos dados. Se tiver NFe emitida, reimprima o DANFe para pegar os dados dele. Senão, o cliente vai ter que, de alguma forma, saber quem é e recuperar os dados e cadastrar novamente no mesmo código.
[Erro ]: Bl 0, Reg 0150: 00136 – SUFRAMA inválido
R. Vá na ficha do Cliente. Edite-a. Alimente o campo Suframa na aba Dados Comerciais.
[Erro ]: Bl C, Reg C100: NF 123456 – Chave da NFe não informada
R. Notas Fiscais, Localize a NFe. Verifique se ela está mesmo aprovada e se contém os dados de Chave, Protocolo e Recibo. Sendo uma NFe de dias atrás, ela pode não ter sido aprovada e o usuário não se atentou. Talvez você tenha que Inutilizar a NFe, se for o caso.
[Erro ]: Bl C, Reg C100: CPG 123456 – Data de Entrada não informada
R. Contas a Pagar, Localize a NF. Preencha o campo de Frete (Emitente ou Destinatário).
[Erro ]: Bl C, Reg C100: CPG 123456 – Chave da NFe não informada
R. Contas a Pagar, Localize a NFe. Alimente o campo Chave da NFe.
[Erro ]: Bl C, Reg C170: Itens da CPG : 123456 Item: 12345 – CFOP 1234 Inválido os Regs C190, E510 não serão gerados!
R. Contas a Pagar, Localize a NFe. Alimente os campos CFOP dos produtos da NF.
[Erro ]: Bl C, Reg C170: Itens do CPG: 123456 Prod: 12345 – Preencher com Aliquota maior que zero
R. Contas a Pagar, Localize a NFe. Verifique os campos que tem a ver com tributação se estão consistentes. Código da Tributação, CST e CFOP.
[Erro ]: Bl C, Reg C170: Itens da CPG 123456 Item: 12345 – IPI parece estar Incorreto
R. Contas a Pagar, Localize a NFe. Verifique os campos relativos ao IPI se estão corretos.
[Erro ]: Bl C, Reg C400: Term 123 ECF 456 Não Cad.na Tab.Impressoras. Dados Nao Levantados, Adicionar…
R. Havia um ECF cadastrado na Configuração de Impressoras, no código 456. Cadastrar novamente o ECF com esse mesmo código. Verificar qual o modelo do ECF que estava nesse terminal. Podem haver reconfigurado um número de terminal com ECF mas ele tinha movimento no período. Então tem que cadastrar novamente.
[Erro ]: Bl C, Reg C405: Mapa Resumo, dia 22/01/2012 Erro CRO ou CRZ ou COO Final do Dia ou GT
R. Contas a Receber, Mapa Resumo. Localize o Dia e o ECF. Pegue a Leitura em Z do ECF desse dia. Alimente os campos que faltam. Se cliente extraviou a Leitura em Z, emita uma Leitura da Memória Fiscal (pegue o período de um dia antes até um dia depois). Alimente os dados que estiverem disponíveis na leitura da Memória Fiscal. Se problema é só com CRO CRZ e COO, você pode analisar o dia anterior do ECF e o dia posterior. Como esses campos são contadores, talvez você consiga saber seus valores com base no movimento posterior (Ex. se o CRZ do dia seguinte é 10, entao o CRZ que falta é o 9).
Erros do Validador
No validador, você deve marcar o checkbox Erros e clicar em Exibir. Os links que estiverem em Azul você pode Clicar que ele vai abrir a Escrituração já no local do erro para você acertar.
Para pesquisar esse texto, use o nome do campo com erro (Ex. COD_MUN) ou pelo código do Registro (Ex. C420)
No Validador você tem, do lado esquerdo, acima, as abas Relatórios e Escrituração. A aba Relatórios é o relatório de erros. A aba Escrituração contém todos os dados importados. Conforme você vai selecionando os módulos na esquerda eles vão se abrindo na direita. Observe que á direita existe uma hierarquia de registros, conforme o módulo. Pode estar em forma de abas uma do lado da outra e essas abas podem abrir novos conjuntos de campos abaixo.
COD_MUN Registro 0150 Código do Município Inválido.
R. Mesmo erro do nosso log interno. Cliente ou Fornecedor está sem o Código do Município e/ou Código do Estado no IBGE.
5 – QTD C170 Valor informado deve ser maior que zero.
R. Algum item passou com a quantidade zero. Edite e coloque quantidade um.
16 – VL_MERC C100 Valor das Mercadorias deve ser maior ou igual à soma dos valores dos itens no registro C170.
R. Contas a Pagar, pesquise a NFe. Verifique na aba Produtos o valor total que está anotado lá no cabeçalho da página. O operador deve ter lançado valores errados de Itens, Quantidades, Preços de Compra, etc… de forma que o campo da NFe chamado Valor Total dos Produtos não está batendo com o valor total lançado. Tem que ser acertados os produtos da NFe de Entrada.
2 – COD_TOT_PAR C420 A soma dos valores acumulados nos Totalizadores do C420 de mesma carga tributária deverá ser igual à soma dos registros analíticos C490.
R. Ele vai abrir os dados da Redução Z do dia (Mapa Resumo). Os valores da aba Totalizador Parcial (Reg. C420) tem que bater com os dados da aba Registro Analítico (Reg. C490).
Totalizador Parcial: os valores são acumulados por Alíquota de Tributação
Registro Analítico: os valores são acumulados por CST CFOP e Alíquota de ICMS
Normalmente você deve mudar na aba Registro Analítico, de forma que os totais passem a bater. Geralmente isso acontece porque o usuário cadastrou no sistema uma Tributação no Produto com o CST Errado. Então no ECF o produto fica tributado e na aba Registro Analítico ele é mostrado associado à um CST sem tributação (Ex. 041 ou 060). Deve ser eliminado o CST errado e o valor dele somado na alíquota de tributação correta (Ex. 18,00 %).
9 – CHV_NFE C100 Obrigatório se NFe
R. Geralmente é no Contas a Pagar. Operador lançou uma NF com Modelo da NF = 55, que identifica a NFe, e não alimentou o campo Chave da NFe. Este campo é obrigatório para o SPED, quando o Modelo da NFe é 55 (ou seja, NFe).
10 – VL_RED_BC C190 Campo Inválido. Preencher , se os dois últimos dígitos do CST_ICMS = 20 ou 70
R. Se for NF de Entrada, o Operador, no CPG, lançou produtos com CST do ICMS com valor de x20 ou x70 e não alimentou os campos de % de Redução da Base de Cálculo., Devem ser corrigidos os produtos das NFs com esses erros.
8 – VL_CRED M100 O valor do Campo deve ser igual ao Valor da Base de Cálculo do Crédito Multiplicado pela Alíquota (em percentual) caso o Código do Crédito seja igual a 101, 102, 104, 106, 201, 202, 204,206, 301, 302, 304, 306
R. SPED PISCOFINS, Apuração das Entradas. Foram lançadas NFes de Entrada com o Cálculo de Valor do PIS errado. Acertar o valor calculado pelo Validador.
32 – VL_BC_PIS C170 É obrigatório informar o Valor da Base de Cálculo ou a Quantidade de Base de Cálculo
26 – VL_BC_PIS C170 É obrigatório informar o Valor da Base de Cálculo ou a Quantidade de Base de Cálculo
R. CST do PIS e do COFINS estão na faixa tributada, de 50 a 66 e, ou a alíquota está zerada ou a base de cálculo zerada. Se o produto é tributado, calcule e preencha a base e valor de PIS e COFINS, se não é tributada, altere o CST para 98 se for NF de Entrada ou 49 se for NF de Saída. Normalmente vai acontecer nas NFs de Entrada.
C170 Duplicidade de ocorrência da Chave NUM_ITEM
R. NFe de Entrada ou Saída. O número de ordem sequencial está duplicado. Acerte a ordem do item.
12 – VL_DOC C100 O Valor Total do Documento Fiscal deve ser igual à soma dos valores de operação VL_OPER do Registro C190.
R. NF de Saída. Deve ter havido algum problema com arredondamentos. Clique no Registro C100, e depois, abaixo, nos registros C190 (aba Analíticos). Acerte para bater os valores.
7 – IE 0150 Inscrição Estadual Inválida
R. Verificar a Inscrição Estadual do Cliente e também se os campos Código da Cidade e do Estado no IBGE estão corretos. Pode acontecer dos dados do Cliente/Fornecedor estarem corretos mas o código da cidade ou do estado não, o que gera esse erro. Ex. Existe a Cidade de São Vicente no estado de SP e no estado de RN. Para consultar dados dos clientes/fornecedores, use o site www.sintegra.gov.br
1 – REG E110 E110 O somatório dos campos Valor da Obrigação a Recolher dos Registros E116 exibido na coluna Valor Calculado……
R. Após a geração da Apuração de ICMS. Falta alimentar dados no Registro E116. Clicar no campo Reg em azul. Fechar a janela que se abre. Não Salvar. Na parte de baixo tem a aba “Valores da Apuração” e mais abaixo ainda tem a aba “Obrigações do ICMS Recolhido ou a Recolher – Operações Próprias”, clicar nessa aba e depois clicar 2x nos dados do registro mais abaixo para editá-lo. Preencher os campos Código do ICMS a Recolher, Data de Vencimento, Valor do ICMS a Recolher (que deve bater com o valor do débito do registro E110 (aba Valores da Apuração mais acima)), Código da Receita. Essas informações devem ser vistas com o escritório de contabilidade, exceto o valor que você vai pegar do registro E110.
[Erro ]: C100 CPG. NF Sem Produtos Inclusos no Sistema. Não Lançada. NF 257072 Forn. 00177
R. Foi lançada NF no Contas a Pagar, com os campos Modelo e Série preenchidos ( Ex. 55 e 1 ou 01 e 1) mas não foram lançados os produtos da NF. Se é uma NF de compra é problema porque os Impostos não serão creditados, já que no SPED é preciso o lançamento dos dados da NF e seus produtos.
25 – CST_PIS 31 – CSTCOFINS C170 Não deve ser informado CST Referente a Operações com Direito a Crédito (50 a 56) para Operações cujo NCM do item esteja relacionado na tabela de Operações com Suspensão da Contribuição Social.
25 – CST_PIS 31 – CSTCOFINS C170 CST Informado, Referente a Operações com Direito a Crédito (50 a 56, Créditos Básicos ou 60 a 66, Crédito Presumido) incompatível com CFOP informado, não constante na Tabela CFOP – Operações Geradoras de Crédito.
R. Acertar CST do PIS e do COFINS no CPG ou no Validador. Normalmente usa-se o CST é 98.
COD_ITEM Registro 0200 Não Informar Item se não referenciado em pelo menos um dos demais blocos.
R. Produto teve movimento e foi descadastrado. Se no Log de Erros do VCash apareceram mensagens de produtos descadastrados, cadastre-os novamente, no mesmo código. Caso contrário elimine o item do registro 0200.
COD_VER Registro 0000 Versão Inválida ou não compatível
R. O Valor da Versão para 2013 é 007. Se por acaso o validador pedir versão 006 é porque as tabelas ainda não foram atualizadas. Clique em Tabelas, Atualizar Tabelas e valide novamente. Normalmente quando você importa os arquivos e valida ele pede atualização de tabelas, clique sempre em Selecionar Todas e mande atualizar as tabelas.
Registro M410 Registro Filho Obrigatório não foi informado
Registro M810 Registro Filho Obrigatório não foi informado
R. Inserir o registro manualmente, pois não temos essas informações ainda armazenadas no sistema. Clicar em Apuração, M400 ou M800 conforme o erro, à direita clicar em cada um dos registros, abaixo será aberto o M410/810, clicar no + e preencher os campos (Natureza da receita, valores, etc…)
